A BPO Innova é uma empresa vocacionada para soluções em BackOffice com alto grau de automação. Com a automação, a BPO Innova consegue monitorar e gerenciar seus processos de forma mais eficiente, o que resulta em uma economia de tempo e dinheiro.
Neste artigo, nossa colaboradora Krislayne Silva conta como a BPO Innova investiu em alto grau de automação para atender seus processos internos e de seus clientes.
Melhoria contínua
Há mais de 7 anos na área de outsourcing, a BPO Innova sempre investiu em soluções tecnológicas para melhoria da prestação de serviços. Com a inovação no nome e em seu DNA, foi uma das primeiras empresas do ramo a formar sua própria equipe de tecnologia e apostar em desenvolvimento e automação de processos.
O propósito inicial foi melhorar e automatizar com a tecnologia RPA (Robotic Process Automation) os processos internos que eram repetitivos, de grande volume e manuais. Assim, reduzindo a incidência de erros, obtendo a economia de horas dos colaboradores e garantindo um atendimento mais rápido e satisfatório ao cliente.
Identificando os processos
Com o apoio das áreas operacionais e utilizando critérios técnicos, foi possível identificar os processos que trariam um bom resultado com a aplicação da automação, e assim priorizar aqueles que gerariam um maior impacto com um menor volume de horas de desenvolvimento gastas.
A BPO Innova entendeu que a automação dos processos fiscais deveriam ser prioridade no processo de automação para se sobressair no mercado. Com o melhoramento das atividades relacionadas à área fiscal, a empresa conseguiu identificar e compreender melhor os processos, bem como determinar quais eram os processos necessários para obter resultados positivos.
Além disso, a automação também permitiu que a BPO Innova tenha maior agilidade para lidar com o alto volume de trabalho, melhorando a experiência de todos os envolvidos no processo.
Implementando a automação
Atuando inicialmente no departamento fiscal, as primeiras automações foram criadas para auxiliar a equipe nos dias de fechamento fiscal com o robô de emissão de relatórios no CMNET, emissão de guias (PIS, COFINS, Retidos, ICMS), envio de arquivos, integrações com Hubcount e entre outros.
Por exemplo: O cliente envia uma solicitação ao robô liberando a emissão de relatórios no sistema, então o robô extrai os relatórios necessários e envia ao analista que, após a análise, solicita o envio dos arquivos ao cliente e a emissão das guias necessárias para análise.
Com a alta de solicitações e processos automatizados sendo criados, a equipe de tecnologia desenvolveu o Orquestrador, que é uma plataforma criada para monitorar as automações, centralizar as solicitações ao robô, agendar tarefas, extrair insights, atuar em caso de erros e executar as automações de forma não-atendida (sem intervenção humana).
Redução de custos e satisfação do cliente
Com a vinda do RPA ao departamento fiscal, a economia de horas foi perceptiva. Os colaboradores, então, passaram a gastar mais tempo com análise do que com os processos manuais como gerar uma guia de impostos retidos no SICALC ou outros processos anteriormente manuais.
A assertividade das informações também foi outro ponto positivo tanto para a BPO quanto para seus clientes.
Conclusão
A automação é cada vez mais comum nas empresas, e a BPO Innova é uma prova disso. Nossa colaboradora Krislayne Silva contou como a empresa investiu em alta tecnologia para atender seus processos internos e de seus clientes. Se você quer saber mais sobre esse e outros assuntos relacionados à tecnologia e negócios, acompanhe o nosso blog semanal!
