Com a declaração de uma pandemia da Covid-19 pela Organização Mundial de Saúde (“OMS”), governos de diversos países têm criado legislações e normas que preveem medidas de enfrentamento à nova pandemia. No Brasil, já houve publicação de regras que elevam riscos nas operações e devem ser mapeadas pela área de Compliance.
O papel da alta direção no reforço da cultura do Compliance
Para superar a crise, os líderes deverão avaliar e orientar a adoção de medidas emergenciais tais como:
- A revisão de matrizes de riscos;
- O monitoramento das alterações legislativas e operacionais;
- As alterações nas rotinas de trabalho (o cancelamento e/ou suspensão de reuniões, a limitação de viagens, o isolamento dos colaboradores e terceiros -com trabalho remoto);
- O reforço para a tomada de decisões pautadas pelos princípios éticos da empresa;
- O monitoramento de fornecedores de risco alto;
- A aplicação de medidas disciplinares;
- Até mesmo a divulgação das ações excepcionais para o mercado.
Canal de denúncia
O canal de denúncia é um dos principais pilares de um programa de compliance e pode ser essencial para o mapeamento de novos riscos em uma crise (ex. aumento abusivo de preços, fraudes, exposição de funcionários a riscos). Logo, especial atenção deve ser dada ao canal de denúncias para recebimento e tratamento de denúncias neste período.
Algumas empresas e órgãos públicos já estão implementando canais de denúncias específicos para a gestão de crise. A Comissão de Defesa dos Direitos Humanos da Câmara Legislativa do Distrito Federal (CLDF), por exemplo, criou um canal de denúncias com o objetivo de receber relatos de pacientes e servidores públicos acerca de possíveis violações de direitos relacionados ao Covid-19, tais como a falta de materiais de proteção à saúde de funcionários que não podem trabalhar remotamente.
Avaliação de riscos e controles internos
O impacto desta situação dramática nas empresas é ainda imensurável, mas a gama de problemas que todos temos de enfrentar durante a crise já é certa. É neste ponto que entra a necessidade imediata de uma reavaliação dos riscos a que a empresa está sujeita, a partir da qual novas medidas terão de ser adotadas ou medidas existentes serão adequadas à nova realidade da empresa.
Riscos antes não considerados ou classificados como não prioritários podem vir a ter especial importância no novo cenário. Como alternativa mais acertada, ao nosso ver, a empresa pode estabelecer um Comitê de Crise legitimado a tomar as medidas necessárias. O Compliance da empresa ganha destaque neste processo, devendo ser chamada à discussão juntamente com os demais departamentos, como Jurídico, RH, Comercial, para que as decisões considerem os impactos em cada setor da empresa.
O Comitê de Crise deve trabalhar em uma elaboração ou revisão da matriz de riscos da empresa, considerando riscos como:
- Corrupção (ex. fraude, conflito de interesses, doações etc.);
- Suprimentos/logística (ex. inclusive para cada região onde a empresa atue);
- Contratuais (ex. com clientes e fornecedores);
- Regulatórios (ex. nova exigência para reportar ao órgão público contratante sobre eventuais casos de Covid-19 em sua força de trabalho);
- Trabalhistas (ex. demissões);
- Financeiros e tributários (ex. afastamento de multas tributárias);
- De continuidade dos negócios (ex. falta de capacidade operacional de trabalho remoto em caso de quarentena).
Durante a crise, o Compliance também deve adotar controles extraordinários para o monitoramento do cumprimento do programa e conduzir reportes periódicos mais frequentes à alta administração.
Comunicação e treinamento
Há o desafio de buscar a coordenação entre o Compliance e as demais áreas da organização (jurídico, suprimentos, recursos humanos, comercial, operacional etc.), visando implementar um plano emergencial de comunicação.
Esta comunicação deve ser direcionada para públicos distintos, incluindo os colaboradores próprios, terceiros, prestadores de serviços, fornecedores, mas também, e principalmente (nos casos das empresas que negociam valores mobiliários), o próprio mercado. O conteúdo das comunicações poderá abarcar:
- Os riscos decorrentes do vírus;
- As orientações de saúde e segurança divulgadas pelas autoridades;
- As novas diretrizes corporativas sobre o trabalho home office;
- A interação com o público externo (ex. clientes e agentes públicos);
- A revisão da matriz de risco e os testes que deverão ser realizados nos controles internos;
- O reforço para a utilização do canal confidencial (denúncia);
- A mensagem do presidente (ou liderança respectiva).
BPO – Business Process Outsourcing, fortalecendo o Compliance nas empresas
Em cenário de “tempestade perfeita” com a pandemia da Covid-19, tornou-se notório que o aculturamento do Compliance é de extrema importância, porém com um grande desafio, pequenas e grandes empresas terão que mudar a visão e intensificarem suas ações, e o BPO – Business Process Outsourcing terá papel fundamental.
Para a construção de uma cultura interna alinhada com pilares de Compliance, o BPO assume como a grande ferramenta de gestão nas operações das empresas, capaz de transformar seus setores internos. Gestores serão apoiados com integridade e com a segurança para redirecionar as atividades contábeis, fiscais, financeiras e de folha de pagamentos à profissionais preparados tecnicamente para lidar, por exemplo, com a dinâmica do âmbito fiscal brasileiro, destacando, todo processo tecnológico, com automatização e robotização de processos, bem como na gestão de ERP (sistema integrado). Nesse ambiente, executivos poderão concentrar seus esforços no enfrentamento a demais temas sensíveis e emergenciais, considerando o momento adverso do mercado.
Nesse contexto que a BPO INNOVA BRASIL entra como solução, com expertise em Outsourcing, contábeis, fiscais, financeiras e de folha de pagamentos e soluções tecnológicas, mas com mente inovadoras na vanguarda do que há de mais tecnológico, entregamos aos nossos clientes valor e qualidade, operando com plataformas de processamento e automação que podem ser estendidas para atividades operacionais, com objetivo maior de assegurar a Governança e o Compliance das empresas.
Escrito por: João Areosa
