Saiba mais sobre como o BPO pode trazer maior eficiência e vantagem competitiva para sua empresa.
BPO significa “Terceirização de processos de negócio” em português, sendo uma tendência que se destaca entre empresas de vários segmentos de mercado e portes, tanto a nível nacional quanto internacional.
Como existem processos necessários em qualquer negócio, mas esses processos estão além do chamado core business, os líderes e gestores consideram o BPO a forma mais eficaz de gestão para esses processos, abrindo espaço para o time interno se concentrar nas atividades estratégicas de suas empresas.
Desta forma, ao delegar determinadas atividades que requerem conhecimentos técnicos, e que são igualmente importantes para o funcionamento da organização, os gestores podem garantir a qualidade e a segurança de todos os departamentos da empresa.
Em outras palavras, aderir à solução de BPO significa atribuir processos secundários a profissionais de empresas terceirizadas, pois eles têm experiência, tecnologia, processos, equipamentos e profissionais bem treinados para criar o portfólio de soluções.
Portanto, a terceirização deve primeiro ser vista como um investimento em gestão estratégica, um facilitador que agrega múltiplos benefícios à organização.
Como funciona o BPO dentro da empresa?
As soluções de BPO podem ser implementadas de diferentes maneiras. Os mais comuns são Workflow e Business Process Management.
O primeiro é para automação e otimização de processos e o segundo é para monitorar e gerenciar esses processos.
Em ambos os casos, o princípio do BPO é contar com profissionais externos, ou seja, especialistas do setor, que serão os responsáveis pela execução e coordenação das atividades e recursos. Desta forma, a equipe interna pode se concentrar nas atividades principais.
Como exemplo clássico de terceirização, podemos citar os serviços de contabilidade, financeiro, fiscal e folha de pagamento. Neste caso, o pessoal necessário para execução destas tarefas é da empresa terceirizada, e os funcionários dos clientes se dedicam ao que de fato é estratégico ou atividade fim.
Portanto, ao invés de construir uma equipe interna, é mais vantajoso contratar uma empresa profissional que forneça profissionais qualificados para essas tarefas, pois investindo diretamente nas áreas certas, consequentemente resultará em lucros para a sua empresa.
Por outro lado, a empresa contratada precisa desenvolver e entregar um modelo de atuação adequado às necessidades da contratante. Portanto, o BPO deve ter algumas prerrogativas, como:
- Uso de tecnologias para o desenvolvimento do trabalho;
- Profissionais treinados e atualizados constantemente;
- Alto nível de qualidade e segurança nos processos;
- Desenvolvimento de processos específicos para cada solução;
- Ativos/equipamentos que possam auxiliar as empresas.
Quais problemas o BPO ajuda resolver?
Além da experiência de contratação de serviços profissionais, o BPO também oferece uma série de benefícios para as organizações, especialmente aquelas que lidam com alta complexidade e requisitos elevados. Normalmente, as empresas que fornecem soluções de outsourcing (como a BPO INNOVA BRASIL) possuem tecnologias de hardware e software, bem como sistemas dedicados a processos específicos que mantêm (ou melhoram) os padrões de excelência.
Portanto, ao implementar a terceirização de processos de negócios, as empresas geralmente aumentam gradualmente a produtividade dos funcionários e departamentos, melhorando assim a qualidade das atividades. Isso porque, com esforços para aumentar a produtividade, reduzir custos e gerar lucros, a empresa terceirizada ficará responsável por outras áreas igualmente importantes. Certamente esse conjunto de ações irá aumentar a competitividade e melhorar a imagem da organização no mercado.
Vamos entender em detalhes os principais benefícios da adoção de uma solução de BPO:
Organização de processos e busca da eficiência
A necessidade de manter ou melhorar processos é um problema recorrente, principalmente em grandes organizações. No entanto, uma grande vantagem do BPO é atender e eliminar esses gargalos dentro das empresas. Afinal, com a dedicação de especialistas, a utilização de tecnologia de ponta em cada departamento, a definição do processo que realmente acelera e otimiza a entrega e o uso de equipamentos externos quando necessário, as tarefas podem ser realizadas com mais eficiência, com capacidade de atender demandas de forma ordenada e contínua.
Reduzir custos
O principal motivo pelo qual as empresas buscam soluções de BPO é a redução dos custos operacionais. Esse é um ponto problemático comum para os gestores e pode ser compensado pela terceirização, pois pode otimizar recursos e orientá-los de forma adequada. Por exemplo, manter a infraestrutura, contratar funcionários e treinar equipes são maneiras de usar a economia resultante para expandir a capacidade de produção e satisfazer os clientes. Principalmente para empresas em fase de expansão, a criação de novas áreas requer muito investimento. Mas, como o BPO usa seus próprios recursos, as empresas contratantes podem reduzir os custos operacionais e aumentar as margens de lucro.
Otimização de resultados
Ao assinar um contrato de serviço de BPO, o responsável pela execução da atividade deve entregar os resultados e manter os padrões de qualidade. Acompanhar KPIs é crucial, o que significa otimizar resultados. Portanto, a automação de processos é altamente recomendada na estratégia de BPO, pois garante visibilidade por meio de monitoramento em tempo real e acesso às informações. Isso é essencial para que a equipe fique focada no processo e evite que outros projetos e requisitos interfiram no cronograma de tarefas.
Melhorar o desempenho
Desempenho significa eficiência, portanto, quando está baixo, o processo se torna ineficiente. Esse é um problema comum nas empresas, mas pode ser resolvido por meio do BPO.
Enquanto os processos mais técnicos e chave sejam conduzidos por profissionais terceirizados, a equipe interna pode ser direcionada para outros projetos e atividades, como estratégia e planejamento. Desta forma, na ausência de sobrecarga de tarefas, melhora-se o desempenho, eficiência e a qualidade dos serviços prestados.
Quais segmentos de mercado podem usar esta solução?
As soluções de BPO podem contribuir para uma variedade de processos e nos mais diversos segmentos de mercado, a gestão da empresa pode se beneficiar muito com esse tipo de estratégia. Mas o BPO vem se destacando cada vez mais nas atividades de BackOffice, como por exemplo o Outsourcing Contábil, Fiscal, Financeiro e Folha de Pagamentos, bem como processos Robotizados que estão crescendo significativamente nos últimos anos.
Como as soluções da BPO INNOVA BRASIL podem contribuir para o seu negócio?
A BPO INNOVA BRASIL é uma empresa com alto grau de experiência em terceirização de processos de negócios e pessoas, atendendo diversos segmentos no mercado, seja no ramo de serviços, indústria, comercio, marketplace, e-commerce e outros. Com equipes técnicas de alta qualidade nessas áreas, nosso escopo de serviço profissional pode fornecer soluções profissionais de terceirização em toda cadeia de valor dos processos relacionados ao BackOffice das empresas.
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Escrito por: Fabio Baptista
