Ao longo de décadas, a evolução nos processos de Folha de Pagamentos e Controle de Ponto estava associada às mudanças na legislação, seja por força da CLT ou dos Acordos/Convenções Coletivas. Os processos e cálculos eram ajustados a cada mudança de alíquota ou pela criação de Novas Leis. A forma de se relacionar com os funcionários era completamente pessoal e a troca de informações com os órgãos governamentais não era nada amigável.
Quem viveu o tempo em que as Guias de FGTS, INSS e IRRF eram feitas manualmente, por meio de máquina de datilografia e posteriormente impressoras matriciais que geravam as guias acompanhadas com informações registradas em disquetes, sabe exatamente o que estamos falando, trabalhar em formulários carbonados que exigiam muita atenção e pouquíssimas possibilidades para erros, era algo extremamente improdutivo e cansativo.
Não poderíamos deixar de falar do processo de controle de frequência, que se utilizavam de marcações manuais ou relógios mecânicos, que provocavam enormes filas nas empresas que possuíam grande número de funcionários.
Tudo isso foi a regra até a explosão do mundo tecnológico, que envolve também o mundo das telecomunicações.
Mas o cenário atual fala muito diferente, as empresas encontram-se em constantes desafios e mudanças, todavia, os benefícios contados a partir da entrada dos processos informatizados são incontáveis.
Neste artigo falaremos um pouco sobre essa evolução e como as empresas podem aumentar a produtividade na Área de Administração de Pessoal.
Evolução Tecnológica: Um mundo sem volta
A informática foi introduzida no mundo corporativo desde o início dos anos 80, mas, como toda novidade tecnológica tem um preço e este preço nem sempre está acessível a todos, apenas algumas empresas conseguiram sair na frente.
Diferentemente do cenário atual, onde o mundo tecnológico é acessível para todos os portes de empresas, no início dos anos 80 não havia muitas opções, e isso elevava consideravelmente os custos das empresas.
No começo deste século, com o lançamento de computadores e laptops de baixo custo, um número maior de empresas passou a incorporá-los nas suas atividades e estendendo-se às famílias, que passaram a comprar equipamentos para uso doméstico e conectá-los à Internet.
Em 2015, algumas pesquisas apontavam que em todo o país, mais da metade dos domicílios com renda superior a 3 salários-mínimos possuíam um laptop, 40% um desktop e, mais impressionante ainda, 75% com acesso à Internet.
Essa conectividade permitiu que as mídias sociais e ferramentas de comunicação tivessem um alcance imenso. Em 2016, dados do Facebook apontavam que tínhamos mais de 102 milhões de brasileiros usando a sua plataforma todos os meses.
E os avanços não pararam, com a chegada do WhatsApp e o seu uso em larga escala, tanto no país, quando no mundo, as chamadas de voz através telefones fixo e celular e as mensagens de SMS tornaram-se cada vez menos usual, dando lugar às videochamadas.
Receita Federal: Cada vez mais tecnológica
Com todo esse avanço e facilidades, os órgãos governamentais também não ficariam para trás, o que temos visto ao longo dos últimos anos, mostra cada vez mais os órgãos exigindo das empresas mais investimento tecnológicos, que consequentemente promove redução de custos e aumento de eficiência na consolidação das informações e apuração de impostos a receber.
Se há um órgão oficial que aprendeu a aproveitar todo o potencial do mundo online é a Receita Federal.
A disponibilização, em 1997, da entrega das declarações de Imposto de Renda via Internet, marcou o início das mudanças no mundo contábil com um todo. Nesses 20 anos continuou evoluindo, introduzindo o Siscomex, a consulta ao extrato simplificado da DIRF e ao lançamento do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), em 2006.
As mudanças não pararam e as empresas agora vivem o desafio do eSocial, que traz uma visibilidade ampla das informações de folha de pagamento, que são submetidas automaticamente todos os meses para a Receita Federal e outros órgãos do governo. Essas mudanças têm um impacto significativo nas atividades das empresas que prestam serviços contábeis, fiscais e de folha de pagamentos, mas não são as únicas. Os clientes também mudaram de hábitos.
A Mobilidade Otimizando os Processos
Uma pesquisa divulgada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), revelou que que por 98,1% das pessoas que vivem nas cidades utilizam celular para acessar a internet.
E não para por aí. 97% de quem vive na zona rural também utilizam celulares para acessar a internet, todos conectados, seja via WiFi em casa, no trabalho, via 3G e 4G, ou até em locais com conectividade gratuita.
Esta mobilidade tem tornado tudo muito mais simples e dinâmico, quando se trata de processos relacionados às rotinas da área de Administração de Pessoa, visto que, estando acostumados aos serviços online, colaboradores, clientes e prestadores de serviços de folha de pagamentos e controle de ponto, estão cada mais interligados, seja por App Mobile, seja por Portal de Recursos Humanos, esta mobilidade consequentemente tem provocado em cada parte maior exigência, principalmente no que tange aos prazos e acessibilidade que uma parte tem exigido da outro.
Processo, Tecnologia e Pessoas
Avaliando os processos da área de Administração de Pessoal, a BPOINNOVA identificou três grandes pilares que envolvem uma prestação de serviços mais eficaz, principalmente olhando do ponto de vista de cada público.
Vemos que não somente as organizações que contratam estes serviços, mas também o público final, que são os colaboradores das empresas, cada vez mais estão demandando o aumento de recursos tecnológicos, a fim de que sejam plenamente atendidos em seus anseios.
Os três pilares que identificamos envolvem Processo, Tecnologia e Capital Intelectual, e o desafio de conectar estes pilares tem sido diariamente o fator mais importante, para melhorar as relações entre clientes e fornecedores.
Definir processos tem sido cada vez importante em qualquer estágio operacional. Tornar os processos mais eficazes por meio de Tecnologia é uma tendência e consequência irreversível. Desenvolver pessoas para que sejam capazes de realizar atividades estratégicas é o produto final de um conjunto de ações que deveriam estar na pauta das organizações, que pretendem ser bem-sucedidas e alcançar resultados satisfatórios.
BPOINNOVA: Serviços colaborativos
Para acompanhar este cenário altamente mutável, a BPOINNOVA tem investido incansavelmente em soluções tecnológicas de alta performance, isso porque, o fato de o uso da internet e de recursos tecnológicos, como softwares, Apps e Portais permitem nosso time de operações desenhem cada processo visando agilidade, segurança e alta capacidade produtiva.
Tarefas manuais que roubavam um tempo valioso, atualmente podem ser desenvolvidas de forma dinâmica e rápida com o auxílio de ferramentas, dentre elas, Portal de Recursos, App e rotinas de RPA – Robotic Process Automation.
Atualmente, por meio de uma solução tecnológica, não há mais necessidade de passar horas organizando trâmites burocráticos, pois diversas rotinas estão sendo implementadas, visando autonomia, mobilidade, segurança e eficiência, para todas as partes envolvidas no processo, tudo isso realizado através de workflow, que podem ser acessados de qualquer lugar mundo, bastando apenas uma conexão de internet e um Smartphone.
As soluções tecnológicas são desenvolvidas para permear as principais rotinas como iniciar um processo de Admissão, solicitar Rescisão, agendar Férias, realizar tratamento das rotinas de Controle de Ponto, realizar Alterações Cadastrais e Funcionais e realizar solicitações à área de Benefícios.
Para empresas que optarem por terceirizar os processos de Folha de Pagamentos e Controle de Ponto, há uma série de vantagens. Há, por exemplo, menos envio e armazenamento de documentos impressos, mais segurança das informações sigilosas (LGPD), pois embora sejam realizados forma online, os processos são extremamente seguros. Outras vantagens estão no campo de investimento tecnológico, pois quem contrata estes serviços, não precisa se preocupar com infraestrutura para suporte o software, banco de dados, servidores de aplicação, servidor web, atualizações de versão e backup, sem contar a mão de obra de TI, que eleva bastante o custo operacional interno, tudo isso está contemplado na contratação do serviço.
Conheça as soluções para Folha de Pagamento e Controle de Ponto da BPOINNOVA.
Escrito por: Alexander Souza
