Transformação digital no BackOffice

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Transformação digital no BackOffice

A expressão “transformação digital” vem sendo amplamente utilizada nos últimos anos e é tema recorrente no mundo corporativo atual. Gostaria de propor inicialmente uma reflexão sobre o conceito desta expressão. O que de fato significa transformação digital?

Muitos entendem como produtos ou serviços tecnológicos que trazem uma funcionalidade nova, mas este é um conceito bem restrito e equivocado. A transformação digital não diz respeito apenas à criação de novos utensílios, mecanismos, dispositivos e serviços que facilitam nossa vida de alguma maneira.

Transformação digital significa uma mudança cultural que possibilita novas formas, mais modernas e eficientes, de realizar tarefas, ou seja, é mais sobre o contexto em torno das novas modernidades do que sobre as tecnologias em si.

Evidentemente que a transformação digital não seria possível sem a evolução da tecnologia da informação e comunicação, mas não se trata meramente de uma questão tecnológica. A tecnologia é essencial para esse processo, pois é o meio pelo qual a transformação digital é possível. Nas décadas de 60, 70 e 80, já existiam muitos conceitos que hoje vemos sendo aplicados, como a inteligência artificial por exemplo, mas à época não existiam os recursos necessários para a operação prática. Neste caso, o que mudou é que atualmente temos capacidade de armazenamento, processamento e outros recursos que a tornam possível.

O objetivo da transformação digital nas empresas

Um grande objetivo da transformação digital nas empresas é melhorar a performance, tornando-a mais enxuta, eficiente e produtiva. Este objetivo está totalmente alinhado com a prática comumente vista nas organizações, quando estamos falando do backoffice (filosofia lean). Entendam por backoffice os departamentos administrativos da empresa, como por exemplo o departamento financeiro ou fiscal. São os setores que mantém nenhum ou muito pouco contato com o público-alvo da companhia, a retaguarda das empresas.

Nos departamentos administrativos, as empresas geralmente buscam a redução de custos e eficiência operacional e, neste sentido, a transformação digital pode ser uma grande aliada. Transformando os processos de negócio de forma a aprimorar a eficiência operacional do backoffice, as empresas tornam-se mais competitivas e aumentam suas chances de se destacar em relação a concorrência.

A implementação desta mudança cultural, no entanto, precisa ter solidez, e para isso, é necessário que alguns requisitos sejam cumpridos para o sucesso da transformação digital. A estratégia é um dos pilares essenciais, é com base na estratégia da companhia que devem ser definidos os objetivos e formas de atuação que precisam ser transformadas. Outro requisito muito importante é a cultura organizacional, as pessoas, os líderes e todos na organização, devem ter o entendimento do que é transformação digital e estarem comprometidos com o processo de mudança. Para o sucesso deste processo de mudança nas organizações, a transformação digital precisa ter o patrocínio da alta liderança e ser difundida “de cima para baixo”. Outro requisito é a capacitação tecnológica, usar as tecnologias adequadas ao cenário atual e futuro faz a diferença para alcançar os objetivos de mudança.

Benefícios que a transformação digital pode trazer ao backoffice das organizações.

  • Comunicação mais rápida e precisa;
  • Automatização de processos;
  • Auxiliar a tomada de decisão por meio da análise de dados;
  • Facilitar a análise de desempenho;
  • Facilitar a colaboração entre as pessoas e setores;
  • Redução de custos;
  • Aumentar a segurança e reduzir erros nos processos operacionais, dentre outros.

Em um mundo cada vez mais volátil, incerto, complexo e ambíguo (mundo “VUCA”), a previsão de cenários futuros é mais difícil, portanto, a capacidade de se adaptar às mudanças com maior velocidade, pode ser um grande diferencial para as empresas. Aquelas que tem incorporada em sua cultura a transformação digital, onde é habitual pensar em novas maneiras de realizar tarefas utilizando recursos modernos disponíveis, com certeza irão enxergar oportunidades onde outros não viram e superar as instabilidades do mercado que se apresentarão ao longo dos anos vindouros. Esta é a grande importância da transformação digital, pois no mundo corporativo, como na natureza, aquele que melhor se adapta é mais bem sucedido.

Escrito por: José Carlos Ramalhete Dias