9 dicas para organizar a gestão do caixa da sua empresa

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9 dicas para organizar a gestão do caixa da sua empresa

A gestão de caixa compõe o planejamento financeiro. Ela permite a visualização das movimentações monetárias, a identificação dos lucros, estratégias para redução de gastos e rentabilidade do negócio.

Em qualquer empresa, o movimento do caixa é o essencial para se monitorar a qualidade da saúde financeira do empreendimento. Manter o controle do fluxo de caixa é de suma importância para ter conhecimento sobre o andamento dos negócios, já que a saúde financeira é a base de tudo dentro da empresa.

Então, o que seria a Gestão de Caixa?

A gestão de caixa é o acompanhamento, controle e direcionamento do fluxo monetário, isto é, da movimentação de entradas e saídas de recursos do negócio.

Nesse sentido, uma gestão eficiente do caixa da empresa precisa registrar detalhadamente essas movimentações, envolvendo todas as informações de ordem financeira imediatas ou preditivas.

Algumas dicas para organizar a sua gestão de caixa

A palavra-chave para ter uma gestão de caixa eficiente é a organização. A partir do controle de informações e desenvolvimento de estratégias com base nessas informações, é possível manter o caixa estável, evitar o “vermelho” e trazer benefícios para o seu negócio. Algumas medidas que podem ajudar são:

1. Registrar, monitorar e analisar o fluxo de caixa

Essa é uma ação fundamental, pois te dará base para todas as outras estratégias relacionadas à gestão de caixa. Deve-se registrar periodicamente os valores que entram e saem da empresa, sem exceções, tais como: valores em conta, valores por receber, custos de manutenção, pagamento de funcionários, dentre outros.

2. Identificação de Problemas e Potenciais

O acompanhamento recorrente do fluxo de caixa irá lhe dar pistas sobre possíveis problemas ou potenciais das finanças da empresa. É possível identificar devedores que prejudicam o negócio, maus fornecedores, desperdícios, investimentos positivos, estratégias bem-sucedidas, dentre outras informações.

3. Abertura e fechamento de caixa

Abrir e fechar o caixa deve ser uma prática diária, inclusive para garantir que você possa fazer com precisão as ações indicadas anteriormente. Essa medida consiste em saber com quanto capital a sua empresa começa o dia e com quanto ela termina. Para isso é fundamental o processo de conciliação bancária diária.

Após sabermos como organizar a gestão do caixa, o próximo passo é montarmos um fluxo de caixa, que é a principal ferramenta para gerir o caixa de uma empresa. Este fluxo irá permitir ao empresário saber se está gerindo uma empresa sustentável, se pode investir no futuro do empreendimento e se terá segurança com relação ao cumprimento de seus compromissos financeiros.

As principais etapas para elaborar um fluxo de caixa são:

Verifique o saldo inicial da empresa

É necessário estipular o período do seu fluxo de caixa – diário, semanal, mensal por exemplo. Ou seja, estipular o prazo em que será feito os lançamentos, o fechamento e a análise da demonstração de caixa do período estipulado. Assim, tendo em mãos o saldo inicial no período estipulado, podemos seguir adiante.

Identifique as receitas e despesas

Identifique todas as receitas e despesas que seu negócio possui, receitas de clientes, doações, pagamento de funcionários e fornecedores, aluguel, luz etc.

Depois, será preciso lançar todas as informações levantadas no seu fluxo de caixa, juntamente com as datas de vencimento de cada uma das receitas e despesas.

Desta forma, será possível manter a organização e previsão de entrada e saída de caixa, além, é claro, de auxiliar na efetivação dos pagamentos dentro do prazo, evitando multas e juros, consequentemente.

Categorize suas receitas e despesas.

Categorizar suas transações, também é muito importante, pois se torna possível analisar e identificar com mais facilidade os principais recursos do seu negócio e, também, os principais gargalos do empreendimento.

Registre todas as entradas de caixa

Depois disso, deveremos acrescentar qualquer nova entrada no seu fluxo. Toda quantia que entrar no período programado deve ser registrada. Importante registrar a previsão de recebimento quando parcelado, para ter uma melhor noção de como a empresa estará nos meses subsequentes.

Baixe todas as saídas de caixa

Efetue a baixa em todas as saídas de caixa referentes ao período. Isso porque, caso esse detalhe seja esquecido, a segurança do caixa é comprometida.

Atualize os Lançamentos

Mantenha o fluxo de caixa sempre atualizado. O ideal é que o controle seja feito diariamente, no máximo, semanalmente. Desse jeito, não há perigo de deixar um valor importante de fora.

Apesar de inicialmente ser um processo longo que parece complicado, a gestão financeira através do fluxo de caixa trás enormes benefícios para as empresas.  Será preciso criar e manter uma cultura de planejamento. O departamento financeiro deve estar constantemente ligado aos demais departamentos, permitindo registrar tudo o que ocorre em qualquer setor.

Através dos relatórios gerados pelo controle do fluxo de caixa, poderá ser avaliado o melhor momento de investir, quanto de estoque deve manter, comprar novos equipamentos, ou seja, terá condições de utilizar melhor seus recursos financeiros, evitando que sua empresa tenha dificuldades.

Escrito por: Claudio Gaidao